Intelligente Informationserfassung – die Sicherheit vor Wissensverlust!

HABEL besitzt langjährige Erfahrung in der Archivierung von Unternehmensdokumenten. Sie begann bereits in den 90er Jahren mit der Archivierung auf Mikrofilm. Mit dieser Kompetenz entwickelte HABEL Archivierungstechnologien, die heute der Maßstab für ein leistungsfähiges und praxistaugliches Dokumentenmanagement sind.

Mit HABEL sind Unternehmen bei der Archivierung jetzt und in Zukunft auf der sicheren Seite.

Papierbelege

Die Erfassung von Papierbelegen wie Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Handnotizen, Quittungen, technische Zeichnungen, Protokolle, Berichte usw. erfolgt über einen oder mehrere Hochleistungsscanner, die mit einem Computer oder Datennetzwerk verbunden sind. Diese Hochleistungsscanner sind in der Lage heute mehrere hundert Belege in der Stunde in hoher Qualität einzulesen. Die Erfassung ist standortunabhängig.

Damit der Scanvorgang beschleunigt und bereits erfasste Daten genutzt werden können, erfolgt die Archivierung mit Barcodeerkennung. Der Barcode dient in diesem Fall als Kriterium für die Verknüpfung der Daten, die in externen Anwendungen erfasst (beispielsweise ERP-Software) und für die Indexierung des zu scannenden Dokuments verwendet werden. Beim Posteingang wird hierzu auf dem Dokument ein Barcode aufgeklebt, der auch in der externen Anwendung zum Vorgang hinterlegt wird. Der eigentliche Scanvorgang geht nun sehr schnell, da hier lediglich eine Barcodeerkennung ohne Eingabe weiterer Daten erfolgt. Singulus HABEL verknüpft die von der externen Anwendung vorliegenden Informationen abschließend mit dem Dokument. Ihr Ergebnis: vollständig archivierte Dokumente mit einheitlichen Daten und geringem Scanaufwand. Singulus HABEL bietet darüber hinaus auch die Archivierung über Texterkennung (OCR), um Dokumente schnell und einfach verarbeiten zu können.

E-Mails und Office-Dokumente

Da E-Mails heute die gesamte Geschäftskommunikation beherrschen ist das intelligente E-Mail Management von HABEL ein wichtiger Baustein der Informationsarchitektur Ihres Unternehmens. Es gilt die E-Mails jedes Mitarbeiters dem Wissensmanagement des gesamten Unternehmens zuzuführen. HABEL bietet seinen Kunden eine sehr flexible und organisierte Vorgehensweise. Alle ein- und ausgehenden E-Mails können automatisch serverbasierend archiviert werden, bevor sie entweder in den Postfächern der Mitarbeiter landen oder gesendet werden. Der Mitarbeiter kann seine E-Mails aber auch per Mausklick an HABEL zur Archivierung übergeben und dabei Einfluss auf die Indexierung nehmen. E-Mails und Anhänge werden im Originalformat archiviert.

Office-Dokumente aus allen gängigen Officeprogrammen können auf unterschiedlichste Weise – je nach Kundenbedürfnis – sehr einfach archiviert werden. Zum einen kann der virtuelle Drucker verwendet werden, um das Dokument als Bildformat ins Archiv zu übergeben. Der Archiveintrag hat eine geringe Größe und steht für das Anbringen von Notizen, Redaktionen und Markierungen zur Verfügung. Zum anderen kann es dahingegen bei Korrespondenzen beispielsweise erforderlich sein, dass das Dokument zu einem späteren Zeitpunkt nochmals – gegebenenfalls verändert – verwendet werden kann. Hierfür steht in den Office-Programmen ein Funktionsbutton zur Verfügung, der das Dokument an HABEL übergibt. Alternativ können Dateien auch mittels Drag&Drop zu bereits archivierten Einträgen hinzugefügt werden. Diese stehen mit denselben Kriterien als Dokument im Originalformat innerhalb der Recherche zur Verfügung.

Anbindung externer Programme

Dokumente die aus ERP-, CRM-, Finanzbuchhaltungs-, Personalsoftware oder sonstigen Programmen erstellt wurden, werden über sehr leistungsfähige Schnittstellen (COLD-Archivierung) und Programmintegrationen übernommen und durch HABEL vollautomatisch, blitzschnell und sicher archiviert.

Bereits heute ist die Anbindung zu dem MS SharePoint Server realisiert. Dokumente, die mit dem MS SharePoint Server bearbeitet werden, können automatisch zu beliebig definierten Zeitpunkten archiviert werden. Beispielsweise wird manuell aus MS SharePoint per Senden-an-Funktion archiviert oder nach der Versionierung der Vorgänge, diese automatisch in HABEL übernommen. Die Archivierung kann auch zu bestimmten Zeitpunkten innerhalb des Workflows in MS SharePoint erfolgen. Für die Suche von Vorgängen aus MS SharePoint Server heraus kann HABEL mit einbezogen werden. Dabei wird die Anzeige des Treffers in MS SharePoint oder als direkte Beleganzeige erfolgen. Sinnvoll ist es beispielsweise in MS Share- Point die Informationen zum Vorgang vorzuhalten, das Dokument jedoch über HABEL heran zu ziehen.

Wachsende Bedeutung hat heute die Archivierung von CAD Daten. Hier bietet HABEL eine leistungsstarke Schnittstelle für alle gängigen CAD Programme an, aus denen die technischen Zeichnungen und Pläne übernommen und archiviert werden.