Vollautomatische Bearbeitung Ihrer Belege.

Ein leistungsfähiges Dokumentenmanagement zeichnet sich durch die Möglichkeiten aus, viele Routineaktivitäten von Geschäftsprozessen vollständig zu automatisieren. Die Mitarbeiter können ihre Energie dadurch für andere Tätigkeiten einsetzen. Die HABEL Beleginterpretation ist ein schlagender Beweis für diese Lösungsphilosophie.

Mit HABEL können Eingangsrechnungen, Kundenbestellungen oder Eingangslieferscheine usw. vollautomatisch bearbeitet werden. Diese Lösungsphilosophie wird anhand des Beispiels einer Eingangsrechnung gezeigt: Die Eingangsrechnungen werden im Stapel gescannt und auf dem Archivserver gespeichert. Dabei ist nicht erforderlich, dass die Vorgänge durch Barcodes oder Trennblätter getrennt werden. Ebenso ist eine Sortierung nach Hoch-/ Querformat oder Sprache nicht relevant. Auf dem Archivserver erfolgt anschließend per Texterkennung (OCR) das Auslesen des Inhaltes. Zunächst wird geprüft, um welchen Lieferanten es sich handelt. Hierzu nutzt HABEL Erkennungsmerkmale, die frei definierbar und leicht zu ergänzen sind (Umsatzsteuer-ID, E-Mail Adresse, Domain oder Steuernummer). Die zum Lieferanten vorhandenen Stammdaten wie z. B. Lieferantennummer, PLZ, Ort etc. werden automatisch als Indexkriterien ergänzt.

Mit der Beleginterpretation bietet HABEL ein mächtiges Instrument, um Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu beschleunigen. Damit können Unternehmen die Effizienz ihrer Organisation erheblich steigern.

Varianten der Beleginterpretation

Für den weiteren Ablauf bietet HABEL zwei Varianten:

1. Beleginterpretation mit TemplatesUnter Templates werden Schablonen verstanden, die für Stammlieferanten hinterlegt werden. Diese Schablonen definieren Bereiche, in denen die auszulesenden Begriffe und Werte zu finden sind. Mit dieser Variante ist HABEL in der Lage auf alle kundenspezifischen Besonderheiten einzugehen. Nach der Identifizierung des Lieferanten wird festgestellt, ob eine Schablone zu diesem Lieferanten vorliegt. HABEL liest dann alle definierten Daten wie Belegnummer, Beträge, Bestellnummern etc. aus und stellt diese zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung. Auch Positionsdaten wie Menge, Artikel und Betrag werden so ausgelesen.

2. Beleginterpretation mit FreiformHABEL sucht nach Signalwörtern, um die gewünschten Begriffe und Werte in unmittelbarer Nähe des Signalwortes auslesen zu können. Signalwörter für die Rechnungsnummer könnten beispielsweise Rechnung, Invoice, RE-Nr. oder RG-Nr. sein. Jeder Anwender selbst ist in der Lage weitere Signalwörter zu ergänzen. Für das Auslesen der Positionsdaten stehen beispielsweise die Signalwörter Artikel-Nr. und Positions-Nr. zur Verfügung. Ist die Erkennung der Beleginformationen abgeschlossen, geht HABEL den nächsten Schritt. Er prüft, ob die vorgegeben Indexkriterien (vordefinierte Felder) gefüllt sind und ob die Daten vollständig ausgelesen wurden. Dabei ist es möglich auch Prüfregeln zu hinterlegen, die Fehler vermeiden wie z. B. das Füllen des Indexkriterium „Rechnungsdatum“ darf nur numerisch sein. Nach dieser Prüfung erfolgt der automatische Abgleich der erkannten Werte gegen die Bestandsdaten aus den ERP- oder Finanzbuchhaltungsprogrammen: Stimmen der Rechnungsbetrag und der Bestellbetrag überein? Wurden die berechneten Positionen auch geliefert? Sind die Preise pro Position korrekt? Falls die Kriterien übereinstimmen, wird die Eingangsrechnung zur Zahlung freigegeben, ohne dass ein Mitarbeiter diese prüfen muss. Bei Abweichungen stellt HABEL die Eingangsrechnung im Workflow zur manuellen Prüfung zur Verfügung. Handelt es sich um falsch erkannte Werte, ist HABEL lernfähig.