Nicht suchen - finden. Nur wenige Sekunden bis zum richtigen Dokument

Das gesammelte Wissen eines Unternehmens ist der wichtigste Stützpfeiler für seine Wettbewerbsfähigkeit – es muss deshalb allen Mitarbeitern sofort und vollständig zur Verfügung stehen. Gefährlich für ein Unternehmen ist, wenn dieses Wissen irgendwo in Ordnern oder in einem unübersichtlichen Informationsprozess verloren geht und nicht abgerufen werden kann. Deshalb ist die Bereitstellung der Dokumente über eine einfache und sichere Recherche der Maßstab für die Qualität und die Praxistauglichkeit eines Dokumentenmanagementsystems. HABEL bietet die derzeit modernste Technologie auf diesem Gebiet an.

HABEL kann in allen Unternehmensprogrammen wie ERP-, CRM-, Finanzbuchhaltungs-, Personalsteuerungs- und Produktionsprozessprogramme integriert werden. Die Recherche für die von HABEL verwalteten Dokumente kann innerhalb dieser Software per Mausklick aufgerufen werden.

HABEL bietet daneben auch noch ein wichtiges Instrument für das Wissensmanagement und die Organisation. Alle Dokumente, die sich auf ein Geschäftsereignis beziehen, können automatisch per festgelegter Definition miteinander verbunden werden. So findet der Mitarbeiter z. B. bei einer Eingangsrechnung auch alle Dokumente, die sich auf diesen Vorgang beziehen: Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Lagerbuchung, E-Mail Verkehr, Telefonnotizen, Gutschriften, usw. Damit werden Geschäftsvorgänge für alle involvierten Mitarbeiter transparent und nachvollziehbar.

Der Zugriff auf sensible Daten, sowie die Verantwortungsstrukturen und Zuständigkeiten der Mitarbeiter eines Unternehmens, werden von HABEL in einem flexiblen Zugriffsrechte-System verwaltet.

HABEL stellt für die Weiterverarbeitung der Dokumente umfangreiche Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung. Gefundene Dokumente können direkt aus dem System gedruckt, gefaxt oder per E-Mail versandt werden. An den Dokumenten können Notizen und Markierungen angebracht werden. Die Drag&Drop Funktion unterstützt zudem die schnelle Bearbeitung. Alle recherchierten Daten und Dokumente können je nach Berechtigung für den flexiblen Einsatz auf Laptops oder Präsentationsmedien auf externe Datenträger exportiert werden.

Da HABEL mehrsprachig ist, können Unternehmen mit internationalen Standorten und Geschäftsbeziehungen ihre Recherchen auch in vielen Sprachen durchführen. So kann für die Suche von deutschen Begriffen auch die ausländische Übersetzung dazu miteinbezogen werden.

Mit HABEL steht das gesamte Wissen eines Unternehmens allen Mitarbeitern jederzeit, sofort und umfassend zu Verfügung. Damit sichert sich ein Unternehmen die Leistungen aus der Vergangenheit und stellt die Weichen für die zukünftige Entwicklung.

Index- oder Volltextsuche? Oder beides?

Die Recherche kann als Indexsuche oder Volltextsuche erfolgen. Bei der Indexsuche werden, in vordefinierten Feldern, die Begriffe und Schlagwörter in einer Indexliste verwaltet. Beim Eingeben eines Suchbegriffes in dieses Feld werden alle Dokumente angezeigt, die mit dem gewünschten Suchbegriff übereinstimmen.

Jeder Beleg oder jedes Dokument kann auch mittels Volltext gesucht werden. Das empfiehlt sich, wenn nach einem Dokument gesucht wird, von dem nur wenige Informationen bekannt sind. Sucht der Mitarbeiter z.B. nach dem Begriff „Baum“ so werden alle Dokumente mit den Begriffen „Baum, Baumallee, Baumsäge, Tannenbaum“ usw. als Treffer angezeigt. Die Belege werden sofort in der Vorschau angezeigt, ohne dass die Dokumente vom System zuvor herunter geladen werden müssen. Damit kann der Mitarbeiter die Treffer wesentlich schneller nach seinen Bedürfnissen wählen und aussortieren.

Der Unterschied zwischen der Indexsuche und der Volltextsuche besteht darin, dass bei der Indexsuche nur in einem vordefinierten Feld nach dem Begriff, der eingegeben wurde gesucht wird. Bei der Volltextsuche wird der Suchbegriff im gesamten Textinhalt des Dokumentes gesucht.

Die Verbindung zwischen Index- und Volltextsuche ist eine effiziente Methode Dokumente zu finden, zu sortieren und Inhalte zu gruppieren. Ein Mitarbeiter benötigt z. B. die Information wie viele 15mm Nägel bei einem Lieferant für Stahlnägel in diesem Jahr bestellt wurden. Er gibt in die Suchmaske die Lieferantennummer ein (Indexsuche), das Bestelljahr (Index- oder Volltextsuche) und als Text 15 mm Nägel (Volltextsuche) und in wenigen Sekunden liefert Singulus HABEL das Ergebnis. Alle Bestellungen, die auf diese Suchkriterien zutreffen, werden angezeigt und können weiterbearbeitet werden.