Optimale Verwaltung Ihrer Vertragsangelegenheiten.

Kaufvertrag, Mietvertrag, Leasingvertrag, Dienstleistungsvertrag, Outsourcingvertrag, Arbeitsvertrag etc. – die Vertragsverwaltung in einem Unternehmen ist eine wichtige Aufgabe. Kündigungs- oder Verlängerungstermine dürfen nicht verpasst werden, da dies unkalkulierbare Folgen wie Folgekosten, Lieferengpässe, Produktionsausfälle etc. mit sich bringt. HABEL übernimmt diese Aufgabe professionell, sicher und automatisiert. Damit sind alle berechtigten Mitarbeiter jederzeit in der Lage sich über Vertragsinhalte, Kündigungs- und Verlängerungsfristen zu informieren. HABEL verfügt über eine definierte Berechtigungsstruktur die flexibel gestaltet werden kann. In Abhängigkeit der Vertragsinformationen können die Rechte auf Benutzer oder Gruppen zugeordnet werden.

Um Verträge optimal verwalten zu können bietet HABEL nicht nur ein umfangreiches Portfolio an, das sich aus den Erfahrungen (Integration aller Fachbereiche, verschiedener Vertragsarten) zusammensetzt, sondern berücksichtigt auch wichtige Eckpunkte aus der Vertragswelt. Zum einen wird geprüft, ob alle Vertragsinhalte auch in die dafür vorgesehenen Felder eingegeben wurden, um das Management der Verträge korrekt gestalten zu können. Neben der Eingabe von fixen Terminen zur Fälligkeit des Vertrages sind auch rollierende Termine möglich. Rollierende Termine sind vor allem bei Wartungsverträgen und Dienstleistungsverträgen üblich, da es sich hierbei um Verträge handelt, die eine Kündigungsfrist haben, jedoch bei Nicht-Kündigung automatisch verlängert werden. Der Kündigungstermin muss neu berechnet werden, was HABEL automatisch erledigt und als Kriterien ergänzt. Zum neuen Termin wird rechtzeitig eine Benachrichtigung an den Sachbearbeiter erfolgen. Der Zeitpunkt für die Information über einen fälligen Termin kann so definiert werden, dass beispielsweise drei Wochen bevor der Vertrag zur Kündigung ansteht, eine E-Mail an den Mitarbeiter mit allen wichtigen Vertragsinformationen und dem Vertrag als Anlage versandt wird. Die Benachrichtigung kann auch automatisch an externe E-Mail-Empfänger versandt werden, die in diesem Vorgang involviert sind. Gekündigte oder abgelaufene Verträge werden als nicht aktiver Vertrag gekennzeichnet, bleiben aber jederzeit einsehbar, was den Überblick über die Verträge optimiert und insbesondere bei Gewährleistungsfragen sehr hilfreich sein kann.

Das Vertragsmanagement von HABEL ist das innovative Werkzeug für mehr Sicherheit und Effizienz in der Unternehmensorganisation. Es ist Bestandteil eines durchdachten und sehr leistungsfähigen Dokumentenmanagements, mit dem HABEL die Bearbeitung von Dokumenten steuert und verwaltet.