Die Abbildung Ihrer Geschäftsprozesse.

Das HABEL Dokumentenmanagement ist die Zentrale der Informationsarchitektur eines Unternehmens. Archivierung und Recherche übernehmen in dieser Zentrale bildlich gesehen die Stelle des Gehirns und des Gedächtnisses. Der Workflow ist in dieser Zentrale das Herz, das dem Informationskreislauf die notwendige Energie liefert. In einem Workflow werden Geschäftsprozesse organisiert, die aus Routineaktivtäten bestehen und automatisiert werden.

Jahrelange Erfahrungen und Knowhow, Kreativität und das passende Werkzeug hat es HABEL ermöglicht, kundenindividuelle Workflows effizient und schnell umzusetzen und Bearbeitungsvorgänge zu automatisieren. Eine mögliche Workflowvariante im Bereich Einkauf ist die Kontierung der Eingangsrechnungen. Dabei wird durch die zuständige Sachbearbeiter im Postkorb ein digitaler Kontierungsstempel angebracht und die Felder Kostenstelle, Sachkonto, Betrag usw. ergänzt. Pflichtfelder und Auswahlboxen können dabei die Kontierung unterstützen und Fehler vermeiden. Die Kontierungsdaten des Dokuments werden anschließend dem Finanzbuchhaltungsprogramm übergeben und somit eine automatische Buchung ausgelöst. Auch sinnvoll eingesetzt werden kann ein Workflow für definierte Freigabeprozesse innerhalb Produktentwicklungen. Meist sind verschiedene Abteilungen an diesen Prozessen beteiligt, die Anpassungen oder Änderungen bis hin zur Freigabe dokumentieren. Ohne HABEL sind diese Tätigkeiten oft nur nachgelagert (also nacheinander) ausführbar. Mit HABEL und seinem Workflow können diese Tätigkeiten parallel gemacht werden. Das Kopieren dieser Unterlagen entfällt, jeder bearbeitet dasselbe Dokument mit seinen Informationen – gleichzeitig, immer übersichtlich und unveränderbar dokumentiert. Viele weitere Anwendungsgebiete und Einsatzmöglichkeiten sind bereits realisiert und können kundenindividuell eingesetzt, erweitert oder auch neu aufgesetzt werden.

HABEL sorgt mit diesem Workflow nicht nur für einen durchgängigen Informationsfluss, sondern bietet auch ein innovatives Werkzeug, um Organisationsstrukturen und Geschäftsprozesse effizient zu gestalten. Über die Automatisierung der Routineaktivitäten wird ein großes Potential an Unternehmensressourcen wie Zeit und Geld frei. Keine Post muss mehr durch das Unternehmen getragen und kein Geld für Versandkosten ausgegeben werden, um Mitarbeitern von anderen Standorten oder dem Außendienst Dokumente zukommen zu lassen. Außerdem entfallen Druck- und Kopierkosten, Skontofristen können nicht verpasst werden und die Mitarbeiter können sich wichtigeren Aufgaben im Unternehmen widmen.

Automatischer Workflow oder ad-hoc Workflow

HABEL ermöglicht dabei zwei Arten des Workflows:

1. Der automatisierte Workflow wird durch eine vordefinierte Regel angestoßen, wobei jedes Indexkriterium ausschlaggebend sein kann, was mit dem Dokument passiert. Über eine grafische Oberfläche wird der Workflow leicht definiert und sehr anschaulich dargestellt. Zu welchem Zeitpunkt der Workflow startet, hängt von der Art der Archivierung ab. Üblicherweise beginnt der Workflow unmittelbar nach der Archivierung (Scannen oder automatisierte Archivierung aus externen Anwendungen). Es ist jedoch auch möglich, dass bei bereits archivierten Einträgen direkt aus der Recherche heraus der Workflow angestoßen wird. Der Ablauf des Workflows selbst dagegen ist definiert und kann nicht abgebrochen werden z.B. kann ein Dokument nicht unbearbeitet auf erledigt gesetzt werden. Ein Beispiel aus der Praxis zeigt, wie einfach, aber wirkungsvoll ein Workflow dargestellt werden kann: Die Eingangsrechnung wird beim Posteingang gescannt und elektronisch zur Bearbeitung weitergeleitet. Hierbei ermittelt HABEL je Lieferant den verantwortlichen Mitarbeiter durch Zugriff auf die ERP-Stammdaten. Gleichzeitig werden die in den ERP-Stammdaten hinterlegten Zahlungskonditionen für die automatische Berechnung der Bearbeitungsfrist zur Einhaltung der Skontofrist herangezogen. Zusätzlich können in Abhängigkeit des Rechnungsbetrages Kompetenzregeln für die Rechnungsprüfung und Zahlungsfreigabe greifen.

2. Der ad-hoc Workflow wird je nach Anforderung des Geschäftsprozesses individuell gestaltet. Entweder wird beim Archivieren der Mitarbeiter oder die Gruppe ausgewählt, die dieses Dokument zur Bearbeitung erhalten soll oder ebenfalls direkt aus der Recherche heraus ein bereits archiviertes Dokument an den/die Empfänger weitergeleitet. Nützlich ist diese Art des Workflows bei Vorgängen, die keine definierten Regeln haben oder die zur Info an andere Mitarbeiter sollen (beispielsweise Korrespondenz).

Ablauf eines Workflows

Erst wenn alle am Workflow beteiligten Mitarbeiter ihre Aufgaben (Rechnungsprüfung, Zahlungsfreigabe) ausgeführt haben, ist der Workflow zu Ende. Es ist jederzeit nachvollziehbar, wo sich das Dokument befindet.

Egal auf welche Weise ein Dokument im Postkorb des Mitarbeiters landet, die Philosophie, die dahinter steht ist immer dieselbe. Im Postkorb werden die unbearbeiteten Dokumente mit Bearbeitungsstand angezeigt und Termine überwacht. Dabei werden die Dokumente nur auf dem Server vorgehalten: der Eintrag im Postkorb ist eine Verknüpfung zum Beleg im Dokumentenmanagement. Dadurch werden die zum Dokument gehörenden Informationen und hinzugefügten Besprechungsnotizen, Kommentare, Bearbeitungsanweisungen etc. vom System automatisch zentral gepflegt. Für jeden Berechtigten, der das Dokument (im Postkorb oder in der Recherche) aufruft, sind diese Notizen sichtbar.

Im jeweiligen Postkorb erhält man durch eine übersichtliche Baumstruktur den Überblick, an welcher Stelle des Workflows sich das Dokument befindet und ggf. auch welchen Weg es noch gehen muss. Bearbeitungstermine werden farblich hervorgehoben, um so schnell einen Status über die Aufgaben zu bekommen, die zeitlich im Rahmen liegen oder bereits überfällig sind. Ein integrierter Abwesenheitsassistent bei Urlaub, Krankheit etc. leitet die Dokumente automatisch an Vertretungen weiter und verhindert, dass Dokumente unbearbeitet liegen bleiben. Alternativ ist es möglich, dass Einsicht in die Postkörbe der Mitarbeiter gewährt wird. Vorgesetzte können sich somit schnell eine transparente Übersicht zum Bearbeitungsstand schaffen. Auf Wunsch werden Mitarbeiter und Vorgesetzte über neue Einträge und Fälligkeiten per Mail informiert. Zusätzlich wird lückenlos und unveränderbar protokolliert, welche Aktionen mit dem Dokument erfolgt sind. So können auch nach Jahren alle Bearbeitungsschritte vollständig rekonstruiert werden.